Werk je als zzp-tandarts in de praktijk van een ander, dan gaan er over dezelfde behandeling twee rekeningen de deur uit. De praktijk brengt de behandeling bij de patiënt in rekening, en jij stuurt de praktijk een factuur voor je honorarium. Die twee lopen in de praktijk makkelijk door elkaar, zeker in je eerste maanden als waarnemer. Wie declareert wat, wie registreert de omzet en wat controleer jij zelf?
Declaratie en honorarium-factuur: twee verschillende rekeningen
Een declaratie is de rekening voor de behandeling zelf. Die gaat naar de patiënt of diens verzekeraar en staat los van jouw afspraken met de praktijk. Je honorarium-factuur is de rekening die jij als ondernemer aan de praktijk stuurt: je omzet over een periode, de kosten die er eventueel eerst af gaan, je afgesproken percentage en het bedrag dat daaruit volgt.
Het verschil is belangrijk, omdat de omzet uit die declaraties de basis is van jouw factuur. Klopt de registratie niet, dan klopt je honorarium ook niet, hoe netjes je factuur verder ook is.
Wat de praktijk meestal doet
Bij werken op percentage loopt de patiëntenadministratie meestal via de praktijk. Concreet betekent dat vaak:
- Registreren. Je behandelingen komen in het praktijksysteem, met jou als behandelaar.
- Declareren. De praktijk brengt de behandelingen in rekening bij de patiënt of de verzekeraar en ontvangt de betalingen.
- Een omzetoverzicht. Aan het eind van de periode levert de praktijk je een overzicht van de omzet die op jouw naam staat, per dag of als maandtotaal.
Er bestaan ook opzetten waarin het anders loopt, bijvoorbeeld in een maatschap of als je voor een deel zelf declareert. Hoe het bij jou zit, hoort in je overeenkomst met de praktijk te staan. Wat er in zo’n overeenkomst thuishoort, lees je in de modelovereenkomst voor praktijkwaarneming. Voor vragen over de regels rond declareren zelf kun je als tandarts terecht bij de KNMT of je adviseur.
Wat jij zelf doet
Ook als de praktijk de declaraties doet, ligt een deel van het werk bij jou. Je eigen honorarium hangt ervan af, dus het loont om dat goed te regelen.
- Zorg dat je behandelingen op jouw naam staan. Werk je met meerdere behandelaars in één systeem, controleer dan of wat jij doet ook bij jou terechtkomt.
- Houd je eigen dagomzet bij. Een korte notitie per werkdag is genoeg om het overzicht van de praktijk naast te leggen.
- Vergelijk voor je factureert. Leg het omzetoverzicht van de praktijk naast je eigen cijfers. Een gemiste dag of een behandeling op de verkeerde naam zie je zo meteen, en niet pas maanden later.
- Factureer je honorarium. Op basis van het overzicht maak je per praktijk je honorarium-factuur. De patiënt of verzekeraar betaalt de praktijk, de praktijk betaalt jou.
Over welke omzet reken je precies?
“De omzet” klinkt duidelijk, maar er zitten keuzes in. Spreek ze vooraf af, dan voorkom je discussie bij je eerste factuur:
- Gedeclareerd of ontvangen. Reken je je percentage over wat er gedeclareerd is, of over wat de praktijk daadwerkelijk heeft ontvangen?
- Correcties. Wat gebeurt er als een declaratie later wordt aangepast of niet wordt betaald? Komt dat terug op een volgende factuur?
- Kosten die eerst af gaan. Bij veel tandartsafspraken gaan techniek, materiaal en soms factoring van de omzet af voordat je percentage telt. Hoe dat rekent, lees je in techniek- en materiaalkosten en je honorarium.
- Inzage. Spreek af dat je de omzet op jouw naam periodiek kunt inzien, zodat je je factuur kunt controleren voordat je hem verstuurt.
Meer over de afspraken rond je percentage staat in percentage-afspraken maken met de praktijk.
Als de cijfers niet kloppen
Zie je een verschil tussen je eigen notities en het overzicht van de praktijk, vraag het dan na voordat je factureert. Meestal is het een dag die nog niet verwerkt was of een behandeling op een andere naam. Leg vast welke cijfers je uiteindelijk hebt gebruikt, zodat je het later nog kunt terugvinden. Je boekhouder heeft er ook profijt van: wat die van je nodig heeft en wat je zelf doet, lees je apart.
Zo houd je jouw kant bij
DentalFact doet je eigen kant, niet die van de praktijk: het declareert niets bij patiënten of verzekeraars. Je vult per praktijk je omzet in, per dag of als maandtotaal, en je honorarium staat er meteen onder, met je afgesproken percentage al verrekend. Gaan er kosten voor techniek of materiaal af, dan trekt de app die eerst van de omzet af en zet het rekenblok op je factuur. Aan het eind van de maand maak je met één klik je honorarium-factuur als PDF. Die verstuurt de app als je dat wilt naar de praktijk, vanaf je eigen bedrijfsnaam, of je downloadt hem en mailt hem zelf. Wat werken als zelfstandig tandarts verder inhoudt, lees je op de pagina over de zzp-tandarts.
Houd je je dagomzet zelf bij, dan is het omzetoverzicht van de praktijk een controle in plaats van een verrassing. En je factuur staat er al onder.