Als zelfstandige in de mondzorg ben je ondernemer, en met dat ondernemerschap komt een bewaarplicht. Je moet je administratie een bepaald aantal jaren kunnen laten zien als de Belastingdienst daarom vraagt. Veel zzp’ers weten dat er zoiets bestaat, maar niet precies wat het inhoudt en hoe je het eenvoudig regelt.
Hoe lang is de bewaarplicht?
De hoofdregel is zeven jaar. Je bewaart je administratie zeven jaar vanaf het moment dat de gegevens zijn ontstaan of het boekjaar is afgesloten, afhankelijk van waar de termijn precies op aangrijpt. Voor gegevens over onroerend goed geldt een langere termijn, maar dat speelt voor de meeste zzp’ers in de mondzorg niet.
Dit is een algemene richtlijn. De exacte regels en uitzonderingen wissel je het beste af met je boekhouder of je checkt ze bij de Belastingdienst, zeker als je situatie afwijkt van de standaard eenmanszaak met honorarium-facturen.
Wat valt onder je administratie?
De bewaarplicht geldt niet alleen voor je facturen. In de praktijk gaat het om alles waarmee je je omzet en kosten kunt onderbouwen:
- Verstuurde facturen, dus de honorarium-facturen die je naar praktijken stuurt.
- Omzetoverzichten, per praktijk en per periode, zodat je kunt aantonen hoe een bedrag tot stand kwam.
- Overeenkomsten, zoals de modelovereenkomst met een praktijk of afspraken over je honorarium-percentage.
- Bankafschriften, waaruit blijkt dat facturen zijn betaald.
- Inkoopfacturen en bonnen van zakelijke kosten, zoals materialen, verzekeringen of software.
Kortom: alles wat samen laat zien hoe je omzet en resultaat zijn opgebouwd. Loop je nog aan het begin van je zzp-traject, lees dan ook hoe je je eerste factuur stap voor stap maakt, dan begint je administratie meteen goed.
Mag het digitaal?
Ja. Digitaal bewaren mag, en voor de meeste zzp’ers is het ook praktischer dan een map vol papier. De Belastingdienst stelt geen eis aan het formaat, zolang de gegevens binnen redelijke termijn leesbaar en controleerbaar zijn. Een PDF-factuur die je zeven jaar lang terug kunt vinden voldoet net zo goed als een papieren versie in een ordner.
Waar je wel op let: zorg voor een back-up. Eén laptop die crasht mag niet je hele administratie meenemen. Bewaar bestanden op minstens twee plekken, bijvoorbeeld lokaal en in de cloud, of laat een app het overzicht voor je vasthouden.
Wat als je iets kwijt bent?
Mis je een enkele factuur of bon, dan is dat vervelend maar meestal niet direct een probleem: je onderbouwt je administratie met wat je wel hebt, zoals bankafschriften en omzetoverzichten. Mist er structureel meer, neem dan contact op met je boekhouder. Die kan inschatten hoe groot het risico is en wat je nog kunt reconstrueren.
De beste aanpak is voorkomen dat het zover komt. Werk je met losse spreadsheets, mailtjes en zelfgemaakte PDF’s, dan is de kans groter dat er iets tussen wal en schip valt. Lees in van spreadsheet naar systeem waarom een vast systeem die kans een stuk kleiner maakt.
Hoe orden je het overzichtelijk?
Een paar gewoontes schelen je op de lange termijn veel zoekwerk:
- Eén plek per jaar. Werk per boekjaar, niet per praktijk of per project, zodat je snel kunt schakelen als je een oud jaar moet opzoeken.
- Direct opslaan, niet later. Sla een factuur op zodra je hem maakt of ontvangt, in plaats van het te verzamelen voor een grote opruimbeurt.
- Automatiseer het overzicht. Met DentalFact leg je per praktijk je omzet vast, met de bijbehorende factuur-PDF’s er meteen bij. Je overzicht staat daarmee al klaar, jaar na jaar, zonder dat je zelf een archief hoeft bij te houden.
- Check je back-up. Eén keer per jaar controleren of je bestanden nog toegankelijk zijn, voorkomt vervelende verrassingen.
Wil je zien hoe dat er in de praktijk uitziet? Bekijk hoe factureren op percentage werkt en hoe je met een factuurprogramma voor de mondzorg je administratie op orde houdt zonder er zelf tijd in te steken.
Zeven jaar is lang om zelf een map bij te houden. Leg je je omzet en facturen meteen per praktijk vast, dan is je archief over vijf jaar nog steeds compleet.