De betaaltermijn is verstreken en het bedrag staat nog niet op je rekening. Vervelend, maar niet ongewoon: ook bij een vaste opdrachtgever glipt een factuur weleens tussen wal en schip. Voordat je iets stuurt, loop je eerst je eigen administratie na. Daarna pak je het rustig maar duidelijk op.
Check eerst je eigen administratie
Voor je een herinnering stuurt, controleer je drie dingen:
- Klopt de betaaltermijn? Staat er 14 of 30 dagen op de factuur, en zijn die dagen echt verstreken?
- Is de factuur wel aangekomen? Ging hij naar het juiste e-mailadres of de juiste persoon binnen de praktijk?
- Houd een simpel overzicht bij. Noteer per factuur wanneer je hem hebt verstuurd, dan zie je in één oogopslag welke nog openstaan en hoe lang.
Klopt alles en is de termijn verstreken, dan is een herinnering op zijn plaats. Geen enkele praktijk vindt dat vreemd, zolang je het zakelijk houdt.
Stap 1: de vriendelijke herinnering
Stuur een korte, neutrale e-mail. Geen verwijt, gewoon een constatering: de factuur van [datum] met nummer [factuurnummer] staat nog open, de betaaltermijn is verstreken op [datum], zou je willen checken of hij is blijven liggen? Voeg de factuur opnieuw als bijlage toe, dat scheelt heen-en-weer-mailen.
Bij een waarneming waar je vaker werkt, kan dit ook mondeling of via een appje aan de praktijkmanager. Belangrijk is dat je het vastlegt: noteer in je eigen administratie wanneer je hebt herinnerd.
Stap 2: de tweede herinnering of aanmaning
Blijft betaling na de eerste herinnering nog een week of twee uit, dan volgt een formelere aanmaning. Verwijs naar je eerdere bericht, herhaal het factuurnummer en het bedrag, en noem een concrete nieuwe datum waarop je betaling verwacht. Op dit punt is het ook redelijk om te vragen of er een reden is: een tijdelijke kaspositie, een administratieve fout, of iets anders.
Blijft het daarna alsnog stil, dan is een gesprek vaak effectiever dan een derde mail. Bel de praktijkmanager of eigenaar en vraag concreet wat er speelt.
Mag je rente of kosten rekenen?
Als zzp’er mag je bij een zakelijke overeenkomst wettelijke handelsrente in rekening brengen zodra de betaaltermijn is verstreken, en onder voorwaarden ook incassokosten. In de praktijk gebeurt dit zelden bij een doorlopende samenwerking met een praktijk, omdat je er de volgende maand weer staat. Overweeg dit vooral bij eenmalige waarnemingen of als een praktijk stelselmatig te laat betaalt. Twijfel je of en hoe je dit toepast, leg het dan voor aan een boekhouder of jurist.
Afspraken vastleggen om herhaling te voorkomen
Een laat betaalde factuur is vaak een teken dat de afspraken niet scherp genoeg staan. Leg daarom vast:
- Een concrete betaaltermijn, bijvoorbeeld 14 dagen na factuurdatum, in plaats van “zo snel mogelijk”.
- Wie de factuur ontvangt, zodat hij niet in een verkeerde inbox blijft liggen.
- Hoe vaak je factureert, wekelijks of maandelijks, zodat bedragen niet oplopen voor je het doorhebt.
Meer over dit soort afspraken lees je in percentage-afspraken maken met de praktijk.
Overzicht houden voorkomt verrassingen
Werk je bij meerdere praktijken, dan is het lastig om op gevoel bij te houden welke factuur nog open staat en sinds wanneer. In DentalFact vind je al je facturen overzichtelijk per praktijk terug, zodat je snel ziet wat je wanneer hebt gefactureerd. Je ziet per factuur of hij verzonden of betaald is. Innen doet DentalFact nooit: het opvolgen van de betaling blijft bij jou.
Wil je weten hoe je vanaf het begin een nette factuur opstelt? Lees hoe je een factuur maakt als mondhygiënist.
Nabellen blijft mensenwerk. Terugzoeken om welke factuur het ook alweer ging, hoeft dat niet te zijn.