Je eerste maand als zelfstandige zit erop en de praktijk verwacht een factuur. Logisch dat je even zoekt: wat moet er precies op staan, welk nummer geef je hem en hoe zorg je dat hij klopt? Een factuur is geen ingewikkeld document, maar er zitten een paar vaste onderdelen in die niet mogen ontbreken.
Wat moet er verplicht op je factuur staan?
De Belastingdienst stelt een aantal eisen aan een factuur. Voor een honorarium-factuur aan een praktijk zijn dit de vaste onderdelen:
- Je naam en adres, zoals ingeschreven bij de KvK.
- Naam en adres van de praktijk waar je voor werkt.
- Je KvK-nummer en, als je die hebt, je btw-identificatienummer.
- Een factuurnummer dat opeenvolgend is, zonder gaten of herhalingen.
- De factuurdatum.
- Een omschrijving van de geleverde dienst: de periode waarover je factureert en, als dat gebruikelijk is bij de praktijk, een korte toelichting op het honorarium-percentage of de omzet waarover je rekent.
- Het bedrag dat je in rekening brengt.
- Een vermelding over de btw: bij veel behandelingen in de mondzorg geldt de medische btw-vrijstelling, dus staat er geen btw-bedrag op de factuur. Vermeld dan dat de dienst vrijgesteld is van btw, met eventueel de reden. Twijfel je of jouw situatie onder de vrijstelling valt, vraag dat na bij je boekhouder of de Belastingdienst. Meer uitleg lees je in btw op je honorarium-factuur.
Ontbreekt een van deze onderdelen, dan is de factuur formeel niet in orde. Dat is niet alleen vervelend voor jezelf, de praktijk kan hem ook terugsturen.
Stap voor stap je factuur opbouwen
- Verzamel je gegevens. Je omzet over de periode, het afgesproken honorarium-percentage en de gegevens van de praktijk.
- Reken je honorarium uit. Omzet keer percentage. Werk je bij meerdere praktijken, doe dit dan per praktijk apart.
- Geef het volgende factuurnummer. Begin bijvoorbeeld bij 2026-001 en tel op. Sla nooit een nummer over en gebruik er nooit twee keer eentje.
- Vul de verplichte gegevens in, zoals hierboven beschreven.
- Controleer het bedrag en de periode voordat je verstuurt. Een foutje herstel je liever voor verzending dan met een creditfactuur achteraf.
Versturen en bewaren
Stuur de factuur naar het contactpersoon of de administratie van de praktijk, meestal per e-mail als PDF. Spreek af binnen hoeveel dagen de factuur betaald wordt en houd voor jezelf bij welke facturen nog openstaan.
Bewaar elke factuur die je verstuurt minimaal zeven jaar. Dat geldt voor je hele administratie, dus ook voor facturen die al lang betaald zijn. Hoe je dat praktisch aanpakt, lees je in administratie en bewaarplicht als zzp’er.
Handmatig blijf je hierin foutgevoelig: een verkeerd nummer, een vergeten vermelding, een rekenfout in het honorarium. In DentalFact houd je je omzet per praktijk bij en reken je automatisch je honorarium uit, met een doorlopend genummerde factuur-PDF eronder, compleet met de verplichte gegevens. Bekijk hoe je een honorarium-factuur maakt met DentalFact.
Je eerste factuur is de enige die je stap voor stap doorloopt. Daarna vul je je omzet in en staat de rest er al.