Een spreadsheet is vaak de eerste plek waar je je omzet bijhoudt. Logisch: het is gratis, je kent de basis en in het begin, met één praktijk en één percentage, werkt het prima. Het probleem ontstaat zodra je erbij komt: een tweede praktijk, een ander percentage, een waarneming ertussendoor. Dan wordt diezelfde spreadsheet, die eerst overzicht gaf, precies het ding dat overzicht kost.
Waarom een spreadsheet vastloopt
Bij één praktijk met een vast percentage reken je makkelijk zelf. Zodra er meerdere praktijken bijkomen, elk met een eigen honorarium-percentage, moet je per rij het juiste percentage toepassen. Eén verkeerd gekopieerde formule en je factuur klopt niet meer, zonder dat je het meteen ziet.
Een tweede probleem: een spreadsheet stopt bij het bedrag. Je weet wat je te goed hebt, maar er komt geen factuur uit. Die maak je apart, met de kans dat het bedrag op de factuur niet exact overeenkomt met wat er in de spreadsheet stond. En bij meerdere praktijken raak je het overzicht kwijt: wie heeft al betaald, welke maand mist nog een factuur, welke praktijk loopt achter. Meer over die specifieke uitdaging lees je in administratie bijhouden bij meerdere praktijken.
Wat een systeem oplost
Een systeem dat specifiek voor honorarium-facturatie is gebouwd, neemt het rekenwerk en het overzicht uit handen. Dat betekent concreet:
- Je omzet staat per praktijk vast, met het bijbehorende percentage automatisch toegepast. Geen formules die je zelf moet aanpassen als een percentage wijzigt.
- Het honorarium wordt automatisch berekend. Geen kans meer op een verkeerde rij of een vergeten aanpassing.
- Er staat direct een factuur-PDF onder je cijfers. Het bedrag op de factuur is precies het bedrag dat uit je omzet volgt, want het komt uit dezelfde bron.
- Je ziet in één overzicht welke facturen je per praktijk al hebt gemaakt. Geen losse lijstjes meer om bij te houden.
Je voert per praktijk je dagomzet of je maandtotaal in, zoals je nu ook al doet bij het bijhouden van je dagomzet. DentalFact rekent je honorarium uit en maakt de factuur. Versturen en de status bijhouden doe je zelf, het rekenwerk en de PDF eronder kloppen vanzelf.
Overstappen is makkelijker dan je denkt
Je hoeft niet je hele administratie in één keer om te gooien. De meeste mondhygiënisten stappen over aan het begin van een nieuwe maand: de oude maanden blijven in de spreadsheet staan als archief, en vanaf de eerste van de maand voer je nieuwe omzet in het systeem in. Zo vergelijk je meteen of de uitkomst klopt met wat je gewend was.
Wat je nodig hebt om te beginnen is simpel: per praktijk het afgesproken honorarium-percentage. De rest, van de eerste omzetregel tot de eerste factuur, gaat vanzelf. Hoe die eerste factuur er precies uitziet, lees je in hoe je als mondhygiënist een factuur maakt.
Twijfel je of het de moeite waard is bij één praktijk? Waarschijnlijk niet. Zodra je bij twee of meer praktijken werkt, of zodra je merkt dat je zelf moet nadenken voordat je een formule vertrouwt, is dat het moment om over te stappen.
Overstappen begint klein: je praktijken aanmaken, je percentages invullen, en vanaf de eerste van de maand voer je je omzet daar in.