Stel: je werkt bij twee praktijken. Eind juli maak je twee facturen, allebei over dezelfde maand. De ene noem je 202607, de andere ook 202607, met de praktijknaam erachter zodat je ze uit elkaar kunt houden. Logisch bedacht, en je weet precies welke bij welke praktijk hoort.
Toch klopt het niet. Niet omdat het lelijk staat, maar omdat er nu twee facturen bestaan met hetzelfde factuurnummer. En dat is precies wat een factuurnummer niet mag zijn.
Het is een van de meest gemaakte fouten bij zelfstandigen die net beginnen met factureren, en hij is in vijf minuten verholpen.
Wat een factuurnummer eigenlijk moet doen
Een factuurnummer heeft één taak: elke factuur die je ooit verstuurt een uniek, herleidbaar kenmerk geven. De Belastingdienst vraagt om opeenvolgende nummers, waarbij elk nummer maar één keer voorkomt. Het factuurnummer is ook een van de verplichte onderdelen van een factuur, net als je KvK-nummer, de datum en het bedrag.
De reden erachter is niet ingewikkeld. Je administratie moet controleerbaar zijn, voor jezelf, voor je boekhouder en bij een eventuele controle. Loopt je nummering netjes door, dan is in één oogopslag te zien dat er niets tussenuit is gevallen. Staat er twee keer 202607 in je map, dan is niet meer vast te stellen welke factuur welke is, of er misschien een derde bestaat, en welke betaling bij welk document hoort.
Dat geldt ook als je honorarium btw-vrij is. De medische btw-vrijstelling zegt iets over het btw-bedrag op je factuur, niet over de rest van de verplichte gegevens. Meer daarover lees je in btw op je honorarium-factuur.
De nummering die altijd werkt
De gangbare conventie is simpel: jaartal plus volgnummer.
- 2026-001
- 2026-002
- 2026-003
Elke nieuwe factuur krijgt het volgende nummer, ongeacht de praktijk, de maand of het bedrag. Bij de jaarwisseling mag je opnieuw beginnen bij 2027-001, want het jaartal in het nummer houdt de reeks uniek. Doortellen naar 2026-047 in januari mag ook. Beide zijn goed, als je maar één keuze maakt en die aanhoudt.
Meerdere reeksen naast elkaar is toegestaan, bijvoorbeeld een aparte reeks per praktijk. Dan moet elke reeks wel herkenbaar en op zichzelf doorlopend zijn, bijvoorbeeld 2026-A-001 en 2026-B-001, en mag geen enkel nummer twee keer voorkomen. In de praktijk is één reeks voor alles eenvoudiger en minder foutgevoelig. Twijfel je of jouw opzet klopt, leg hem dan even voor aan je boekhouder of de Belastingdienst.
De fouten die bijna iedereen een keer maakt
- De maand als nummer. 202607 lijkt een nummer, maar het is een periode. Werk je voor twee praktijken, dan lopen er meteen twee facturen met dezelfde code rond. En de maand staat al als periode op je factuur, dus je wint er niets mee.
- Hetzelfde nummer twee keer. Dit is de echte fout. Een dubbel nummer maakt je administratie onherleidbaar en dat is lastiger recht te zetten dan je zou denken, zeker als beide facturen al betaald zijn.
- Per praktijk opnieuw bij 1 beginnen. Zonder aparte reeks-notatie krijg je twee facturen die allebei 2026-001 heten. Kies dan één doorlopende reeks voor al je praktijken.
- Gaten door weggegooide concepten. Nummer 2026-014 gemaakt, bedrag klopte niet, weggegooid, en verder met 2026-015. Een gat is minder ernstig dan een dubbeling, maar het roept vragen op die je liever niet beantwoordt. Ken je nummer pas toe op het moment dat de factuur echt de deur uit gaat.
- Handmatig doortellen. Als je elke maand zelf moet opzoeken welk nummer aan de beurt was, gaat het een keer mis. Meestal in een drukke maand.
Wil je zien welke factuur bij welke praktijk hoort?
Dat is een terechte wens, en de oplossing zit alleen op de verkeerde plek als je hem in het nummer stopt. Er zijn twee betere plekken:
- Op de factuur zelf. Naam en adres van de praktijk staan er toch al op, en de periode ook. Daarmee is elke factuur al eenduidig thuis te brengen.
- In de bestandsnaam. Bijvoorbeeld
2026-014-praktijknaam.pdf. Zo scan je je map in één blik, terwijl het factuurnummer zelf schoon en uniek blijft.
Dat onderscheid is de hele les van dit artikel: de bestandsnaam is er voor jou, het factuurnummer is er voor je administratie. Ze mogen naar elkaar verwijzen, maar ze zijn niet hetzelfde.
Zo hoef je er nooit meer over na te denken
Nummering is precies het soort werk dat je niet zelf hoeft te doen. In DentalFact stel je in Beheer één keer in bij welk factuurnummer je wilt beginnen, en daarna telt elke nieuwe factuur automatisch door. Je kiest niets meer per factuur, dus twee keer hetzelfde nummer kan simpelweg niet meer gebeuren. Wil je de praktijknaam terugzien in je map, dan zet je de instelling aan die de praktijknaam in de bestandsnaam opneemt. De factuur-PDF download je zelf en verstuur je zoals je gewend bent.
Zit je middenin je eerste maanden als zelfstandige en wil je het bredere plaatje, lees dan zo begin je als zzp’er in de mondzorg. Wil je zien hoe zo’n factuur er compleet uitziet, met nummer, periode en bedrag al ingevuld: bekijk hoe je een honorarium-factuur maakt, of specifiek je factuur maakt als mondhygiënist.
Doorlopend nummeren is niets om over na te denken als je programma het voor je doet.