Werk je bij twee, drie of meer praktijken, dan is je administratie niet gewoon twee keer zoveel werk. Het is een ander soort werk. Elke praktijk heeft een eigen honorarium-percentage, een eigen manier van omzet registreren en vaak ook een eigen betaalritme. Zonder duidelijke structuur raak je het overzicht kwijt en dat merk je pas als je aan het eind van de maand niet meer weet welk bedrag bij welke praktijk hoort.
De uitdaging van meerdere praktijken
Bij één praktijk werken is overzichtelijk: één percentage, één omzetstroom, één factuur per maand. Zodra er een tweede praktijk bijkomt, verandert dat.
- Elk een eigen percentage. Praktijk A betaalt 40 procent, praktijk B 45, praktijk C heeft weer een andere afspraak. Reken je per ongeluk met het verkeerde percentage, dan klopt je factuur niet.
- Aparte omzet. De omzet die je bij praktijk A draait, heeft niets te maken met wat je bij praktijk B doet. Gooi je die door elkaar in één overzicht, dan wordt herleiden achteraf lastig.
- Aparte facturen. Iedere praktijk krijgt zijn eigen factuur, met de juiste omzet en het juiste percentage. Een verzamelfactuur voor meerdere opdrachtgevers bestaat niet.
- Apart betaalgedrag. De ene praktijk betaalt binnen een week, de andere heeft een vaste betaaldag rond de twintigste van de maand. Wie niet bijhoudt wat nog open staat, mist te laat dat een factuur niet betaald is.
Los van elkaar zijn dit geen ingewikkelde dingen. Bij elkaar opgeteld, en met een spreadsheet als enige hulpmiddel, is het een boekhouding die snel foutgevoelig wordt.
Overzicht houden per praktijk
De basis is simpel: houd elke praktijk gescheiden, vanaf het eerste moment dat je omzet registreert. Niet achteraf uitzoeken, maar meteen op de juiste plek noteren.
Wat je per praktijk vastlegt:
- de dagomzet of maandomzet die je daar draait
- het afgesproken honorarium-percentage
- welke facturen je al hebt gemaakt, per praktijk en per maand
- bijzonderheden in het betaalgedrag, zoals een vaste betaaltermijn
Doe je dat consequent per praktijk, dan zie je in één oogopslag waar je staat. Hoe je dagomzet het beste bijhoudt, lees je in dagomzet bijhouden.
Maandelijks per praktijk factureren
Aan het eind van de maand volgt voor elke praktijk hetzelfde vaste ritueel: omzet optellen, percentage toepassen, factuur opmaken en versturen. Doe je dat voor drie praktijken los in een spreadsheet, dan is de kans op een verkeerde formule, een vergeten regel of een omzet die bij de verkeerde praktijk terechtkomt reëel. Veel zzp’ers in de mondzorg herkennen het moment waarop ze van spreadsheet naar een systeem overstappen, precies om dit soort fouten te voorkomen. Lees er meer over in van spreadsheet naar systeem.
Je legt per praktijk je omzet vast en stelt per praktijk het percentage in. DentalFact rekent automatisch het honorarium uit en zet er een factuur-PDF onder. Versturen en de status bijhouden doe je zelf, maar het rekenwerk en de scheiding tussen praktijken gaan vanzelf goed. Bekijk hoe dat werkt bij een factuur maken als mondhygiënist.
Drie praktijken zijn drie keer hetzelfde werk, of een keer. Elke praktijk houdt zijn eigen omzet en eigen percentage, en jij ziet ze naast elkaar.