Je hoeft niet elke week naar je cijfers te staren om grip te houden op je zzp-praktijk. Eén moment per kwartaal is vaak genoeg, mits je het structureel doet. Even stilstaan bij wat je hebt gedraaid, wat je hebt gereserveerd en wat er nog open staat, voorkomt vervelende verrassingen in april.
Waarom per kwartaal?
Een kwartaalcheck heeft drie functies. Je stelt je belastingreserve bij op basis van wat je werkelijk hebt verdiend, niet op een schatting van januari. Je update je jaarprognose, zodat je op tijd ziet of je op koers ligt of moet bijsturen. En je krijgt rust: geen vage onzekerheid over “hoe sta ik er eigenlijk voor”, maar een concreet antwoord.
Doe je dit pas in december, dan is bijsturen lastig. Verdien je meer dan verwacht, dan heb je te weinig gereserveerd en moet je in één keer bijstorten. Verdien je minder, dan heb je misschien onnodig hoge reserveringen aangehouden terwijl je dat geld ook had kunnen gebruiken. Per kwartaal bijstellen is minder werk en minder stress dan één keer per jaar de balans opmaken.
Welke cijfers checken?
Je hoeft geen uitgebreide analyse te maken. Vier getallen zijn genoeg om een goed beeld te krijgen.
- Omzet per praktijk. Hoeveel heb je in dit kwartaal per opdrachtgever gedraaid? Zo zie je meteen of een praktijk meer of minder oplevert dan verwacht.
- Honorarium per praktijk. Het bedrag dat je daadwerkelijk hebt gefactureerd, na toepassing van je afgesproken percentage.
- Belastingreserve. Hoeveel heb je opzij gezet en is dat nog in lijn met je totale honorarium tot nu toe? Meer over hoeveel je zou moeten reserveren lees je in hoeveel je opzij zet voor de belastingreserve.
- Openstaande facturen. Welke facturen staan nog uit, hoe lang al, en welke actie moet je nemen?
Zo houd je het licht
Kwartaalcijfers checken hoeft geen dagdeel te kosten. Als je administratie op orde is, is het een kwestie van cijfers naast elkaar leggen en concluderen.
- Werk per praktijk, niet in één grote lijst. Houd omzet en honorarium per opdrachtgever apart bij, zodat je meteen ziet welke praktijk het zwaarst weegt.
- Vergelijk met je jaarprognose. Loop je voor of achter op wat je bij de start van het jaar had verwacht? Zo niet, kijk dan waarom. Meer over prognoses maken lees je in je jaarprognose en omzet in de mondzorg.
- Loop openstaande facturen actief na. Een factuur die na dertig dagen nog niet betaald is, verdient een herinnering. Wacht daar niet mee tot het kwartaal erna.
- Reserveer meteen bij, niet achteraf. Zodra je weet hoeveel je dit kwartaal hebt verdiend, zet je het bijbehorende deel apart. Uitstellen maakt de stap alleen maar groter.
Werk je met meerdere praktijken en een spreadsheet die steeds ingewikkelder wordt, dan kost een kwartaalcheck al snel te veel tijd. In DentalFact houd je je omzet en honorarium per praktijk automatisch bij, zodat je in een paar minuten ziet waar je staat. Begin bij dagomzet bijhouden als je die basis nog niet op orde hebt.
Een kwartaal terugkijken kost weinig tijd als je het niet eerst hoeft te reconstrueren. Drie maanden dagomzet staan er dan al, per praktijk gescheiden.